Dossiers et espaces de travail
Un contexte métier commun pour les personnes, les fiches et les documents.
- Créer un espace par client, immeuble, mandat ou projet.
- Appliquer le type de dossier et les compétences de son pack.
La plateforme métier SwissAutomate×AI
Vos dossiers, vos documents.
Un espace pour avancer.
Vos dossiers, vos données et vos documents dans un même espace de travail. Votre équipe échange avec un assistant pour retrouver une information, préparer un livrable et proposer les prochaines actions.
- Espaces adaptés à votre métier
- IA auto-hébergée
- Actions encadrées
Un exemple de demande
« Prépare une synthèse de ce dossier et indique ce qu’il reste à vérifier. »
L’assistant s’appuie sur les sources accessibles, prépare un brouillon et soumet les actions aux validations prévues.
Exemple illustratif, selon les données et les fonctions activées.
La plateforme en images
Voyez comment votre équipe travaille avec l’IA
Du dossier à la proposition, puis à votre décision. Explorez un exemple de facture dans une PPE.
Aperçu illustré de l’interface actuelle, avec des données fictives. Les écrans et fonctions dépendent du pack et de la configuration.
Le dossier devient votre point de départ
Une base commune que nous configurons avec vos champs, vos modèles de documents et vos règles de travail.
Fiches métier et champs personnalisés
Décrire les informations avec les mots et les règles de votre activité.
- Texte, dates, montants, choix et références selon le schéma.
- Relier les fiches pertinentes dans un dossier.
Un assistant qui utilise les outils métier
« Mets à jour le statut du dossier et prépare un compte rendu avec les éléments vérifiés. »
- L’assistant travaille dans l’espace et la conversation concernés.
- Les instructions et outils disponibles dépendent du pack et des droits.
Recherche dans vos connaissances
Retrouver des informations dans les contenus indexés accessibles à l’utilisateur.
- Documents, fiches et éléments connectés selon la configuration.
- Combiner la recherche textuelle et la proximité sémantique.
Lecture et extraction documentaire
Préparer des données structurées à partir de pièces.
- Lire le texte PDF et utiliser la vision lorsque la page le nécessite.
- Extraire des valeurs selon un schéma de fiche ou une analyse générique.
Documents et modèles réutilisables
Produire des livrables à partir des informations du dossier.
- Composer une note ou un courrier et le rattacher au dossier.
- Alimenter des modèles Word, Excel ou PowerPoint avec les données prévues.
Aller plus loin selon votre configuration
Versions et historique
Comprendre comment un dossier a évolué.
- Fiches. Conserver des versions lors des changements de valeurs.
- Documents. Consulter les versions d’une même pièce.
- Données datées. Utiliser des périodes d’effet pour les informations configurées à cet effet.
L’historique ne signifie pas une comparaison visuelle complète de toutes les versions.
Automatisations et suivi des exécutions
Répéter un processus défini avec ses règles et ses validations.
- Déclenchement. Configurer les horaires ou événements pris en charge.
- Supervision. Consulter les exécutions, les étapes et les demandes d’approbation.
- Évolution. Versionner la définition et ajuster le périmètre autorisé.
L’exécution sans supervision dépend du type d’action et d’une autorisation explicite.
Validation des actions
Examiner une proposition avant de la laisser modifier le dossier.
- Compréhension. Voir l’objet concerné et les valeurs proposées.
- Comparaison. Afficher les valeurs avant et après pour les modifications prises en charge.
- Décision. Approuver ou refuser selon son rôle et la politique applicable.
Les actions financières, juridiques ou externes gardent leurs validations métier.
Microsoft 365
Relier des sources de travail autorisées à la plateforme.
- Documents. Parcourir les fichiers OneDrive et SharePoint accessibles.
- Messagerie. Lire les messages connectés et utiliser les parcours d’envoi autorisés.
- Consentement. Configurer les connexions, les comptes et le périmètre de synchronisation.
Activation et permissions Microsoft requises. Périmètre à valider dans votre tenant.
Signature et extensions
Ajouter des services lorsque le processus et les droits le justifient.
- Signature. Orchestrer une demande de signature avec l’intégration DeepSign.
- Outils externes. Publier des capacités via une passerelle MCP gouvernée.
- Protection. Configurer les permissions et, si nécessaire, la pseudonymisation des échanges.
Modules conditionnels. Comptes, contrats, activation et essais de bout en bout requis.
Hébergement, accès et traçabilité
Une architecture prévue pour maîtriser les données et les opérations.
- Déploiement. Architecture d’instance dédiée et hébergement suisse prévu par l’offre.
- IA. Inférence auto-hébergée pour la plateforme métier.
- Gouvernance. Contrôles d’accès, registre des systèmes IA et journal à chaîne de hachage.
Topologie, sous-traitants et engagements à documenter par client.
Exemple de workflow à configurer
Une facture, un dossier, une validation
Voici un premier périmètre possible pour une régie. Le responsable garde la décision sur le traitement comptable.
La pièce rejoint le dossier
Un utilisateur ajoute la facture, ou une connexion autorisée la rend accessible.
L’assistant prépare les informations
Il extrait le fournisseur, la date et le montant, puis propose une fiche à examiner.
Le responsable contrôle
Il compare la proposition à la facture, complète les éléments manquants et approuve ou refuse.
Le résultat reste dans le dossier
La fiche et le document validés constituent le résultat à vérifier. Les étapes suivantes suivent vos règles.
Scénario illustratif. Connexion au logiciel comptable, comptabilisation et paiement à cadrer séparément.
Le même socle, des usages adaptés
Ces exemples servent à choisir un premier pilote. Chaque périmètre demande ses données, ses règles et une recette.
Gérance et PPE
Rassembler les pièces d’un immeuble et préparer une synthèse ou un projet de décompte.
Le professionnel vérifie les montants et les règles de répartition.
Préparation comptable
Extraire les informations des factures et proposer des fiches structurées.
Le traitement comptable reste soumis à votre validation.
Dossiers clients et contrats
Préparer une note factuelle à partir du document principal et de ses annexes.
Les conclusions juridiques restent du ressort du professionnel.
Procédures internes
Retrouver les consignes utiles et préparer une liste pour l’accueil d’un collaborateur.
Les droits d’accès et la version des procédures restent à contrôler.
Des accès définis. Des actions examinables.
Vous choisissez qui peut accéder aux dossiers et quelles actions demandent une validation.
Vos droits
L’assistant utilise les outils et les sources autorisés dans le contexte du dossier.
Vos validations
Les propositions montrent les changements à examiner avant leur exécution encadrée.
Votre déploiement
L’offre prévoit une instance dédiée en Suisse et une inférence auto-hébergée. Nous précisons ensemble les flux de données et les services externes.
Un premier pilote sur votre manière de travailler
Nous définissons un résultat utile, puis nous le vérifions avec votre équipe.
Cadrer
Choisir le processus, les pièces et la personne qui validera le résultat.
Configurer
Préparer les fiches, les modèles, les droits et les connexions nécessaires.
Essayer
Tester des cas représentatifs, y compris une pièce manquante ou une proposition à corriger.
Mesurer
Comparer le temps total, les corrections et la qualité avant d’étendre le périmètre.
Une mise en place initiale, puis un abonnement dimensionné selon les utilisateurs, les volumes, les connexions et le support convenu. Le devis précise les prestations et les engagements.
Vos questions sur la plateforme
Est-ce un simple chatbot ?
L’assistant travaille avec les fiches, les documents et les outils autorisés de la plateforme. Il peut préparer un livrable et proposer des actions dans un dossier, avec les contrôles prévus. Les capacités disponibles dépendent du pack et de la configuration.
Faut-il remplacer nos outils actuels ?
Nous commençons par identifier les outils à conserver et les données à relier. Microsoft 365 dispose de parcours de connexion pour les sources autorisées. Une autre intégration doit être étudiée avant de figurer dans l’offre.
L’assistant peut-il agir tout seul ?
Le niveau d’autonomie dépend du type d’action et des règles définies. Les processus peuvent inclure des validations humaines. Un passage à l’exécution sans supervision demande une décision explicite et des vérifications adaptées.
Où sont traitées nos données ?
La plateforme métier prévoit un hébergement suisse et une inférence auto-hébergée. Le périmètre exact, les flux vers des services connectés et les engagements contractuels sont précisés pour votre déploiement.
Quels métiers pouvez-vous accompagner ?
Le socle peut accueillir des dossiers de gérance, de préparation comptable, de suivi client ou de procédures internes. Les exemples de cette page sont des pistes de pilote. Nous confirmons les fonctions et les contenus du pack métier lors du cadrage.
Comment démarrer et quel est le prix ?
Apportez un exemple anonymisé de dossier et le résultat que vous souhaitez obtenir. Nous définissons le périmètre du pilote et les critères de réussite. L’offre comprend la mise en place et un abonnement adapté, sans prix ni gain chiffré présumé.
Quel dossier aimeriez-vous simplifier ?
Partons d’un exemple anonymisé. Nous vous montrons les fonctions pertinentes et définissons les conditions d’un premier pilote.
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